【導入事例】 常翔学園様
教職員の組織が約1800人にも上り、大学の学部やキャンパス、中学・高等学校など、拠点も多岐にわたる学校法人常翔学園。KOBUYの導入によって、物品購入までの時間を大幅に短縮し、作り出された時間を学生や生徒のサポート充実、教育の拡充といった「教育の質」向上に役立てているといいます。
今回は、常翔学園でKOBUY導入を推進された施設部施設課の岡田弘文 課長・澤井浩子 係長にお話を伺いました。
学校法人常翔学園
| 教職員数： | 1,739人（2022年3月末現在） |
|---|---|
| 学生数： | 約2万6000人 |
| 教育機関： | 大阪工業大学、摂南大学、広島国際大学、常翔学園中学校・高等学校、常翔啓光学園中学校・高等学校 |
| ウェブ： | https://www.josho.ac.jp |
ビデオインタビューを見る
⚫︎KOBUY導入をご担当：
学校法人常翔学園施設部施設課
岡田弘文 課長
澤井浩子 係長
⚫︎KOBUYを日頃からご活用：
学校法人常翔学園 大阪工業大学
工学部機械工学科・ものづくりセンター長
牛田俊 教授
YouTubeサイトで視聴する
https://www.youtube.com/watch?v=ACvoUWMCtwU
煩雑だった購入手続き
KOBUYに興味を持った理由について、常翔学園のKOBUY以前の物品調達のプロセスと、KOBUYで解決したい問題があったそうです。また、教員からはさまざまな意見がありました。
澤井さん
本学園では、教員が購入希望をする際、カタログの写しなどで商品を指定してもらい、会計部署が３社から見積もりを取り購入先と金額を決定するプロセスを取っていました。
そのため、物品が届くまで、最低でも1〜2週間、長い場合は3週間もの時間がかかっており、教員からは以前から、物品購入に時間がかかっている点が指摘されていました。
岡田さん
導入後のフローを検討した結果、業務の大幅な削減を見込むことができるため、KOBUY導入を決めました。
澤井さん
教員からは「Amazonでならもっと安く購入できるのに高い値段で購入しなくてはならない」「予算に限りがあるので、困る」「納品されるまでに時間がかかる」「見積書と領収書を揃えるため、教員事務室双方のやりとり時間がかかってしまって大変」という指摘がありました。
また、一般的な事務用品、OAサプライ品、日用品、衛生用品、試薬など約800品目については、あらかじめ年間単価見積で最安値の業者に発注を行っていましたが、その手続きが大変でしたという状況がありました。
厳密な予算執行と管理を通じて、間違いやミス、不正利用は起きない環境を実現しましたが、3社見積もりや年間単価見積といった膨大な事務手続きは、会計部署の大きな負担でした。
大規模な学園での導入を、KOBUYがサポート
常翔学園は、規模が大きく、学生数は2万6000人、教職員数は1800人に上ります。そうした学園へのKOBUY導入は、非常に多くの苦労があった、と導入を担当した岡田さん、澤井さんは振り返ります。
ここで役立ったのは、KOBUYの導入・運用・活用のサポートでした。
澤井さん
学校法人常翔学園には、大阪工業大学・摂南大学・広島国際大学という3つの大学と、常翔学園中学校・高等学校・常翔啓光学園中学校・高等学校という2つの中学校・高等学校、そして学園の本部、という組織に分かれています。しかも大学は、2〜3のキャンパスに分かれております。
そのため、会計担当の部署は２０ヵ所にも上り、KOBUYを導入するにあたり、運用を決める際に大きなハードルとなりました。
その際、KOBUYのカスタマーサクセス担当者の方が、運用方法や任意コードの設定などの部署間調整を行い、また各会計部署むけに説明会を2回開催し理解を深めることができました。
さらに、発注者である教員への説明会は、3回にわたって開催。またすでに個人でAmazonを利用している教員が多数いたため、アカウント移行のために、Amazonの担当者もお呼びいただき、大変助かりました。
岡田さん
導入にあたっては、学内規程を整備し直さなければならない、などの手間も存在していました。
しかし、せっかく導入するなら、利便性を確保するため、例えば、見積もり省略案件の上限金額（5万円）の変更への要望も教員から上がっていました。
そこで、妥当性を学内で協議し、金額変更を行うところに行きつきました。
KOBUY導入時、学内での運用方法の検討・各会計部門間の学内調整と説明会の開催、
そして利用者となる教員向けの説明会開催、さらにサプライヤーであるAmazonビジネスとの説明会開催と、一貫堂のカスタマーサクセス担当者は、
導入だけでなく、円滑な運用を行うための環境づくり、より積極的な活用を行うためのサポート
に取り組んできたことがわかります。
また導入後も、学内のリクエストを受けて、KOBUYの利便性向上と利用率向上に取り組まれております。
澤井さん
導入当初、サプライヤーはアスクル、モノタロウ、Amazonビジネスなど、7つのサプライヤーからスタートしました。その後、教員からのリクエストに応える形で、現在では15サプライヤーと、倍以上に増えました。
定期的に教職員にヒヤリングを実施し、学園ニーズに対応するサプライヤー選定が続いています。
一部のサプライヤーにおける想定外の不具合がありました。 従来であれば、我々が対処にあたらなければならないところでしたが、KOBUYのカスタマーサクセス担当者が間に立って、サポートに当たってくれて、非常に安心して利用しています。
実感する問題解決と、業務における導入効果
KOBUYアカウント全教員・全事務員に配布することを、導入のKPIに設定していた常翔学園では、利用者は右肩上がりになっているそうです。KOBUY導入は、職員の「時間の使い方が変わる大きな成果」があったとのことです。
岡田さん
教員からは「納期が早まった」「立替の必要がなくなった」という評価をいただいています。
一方、教員からの発注を処理してきた事務職員からは、「見積もりを取る必要がなくなった」との声が上がっています。教員が必要としているものを、画面で直接発注するため、事務職員へ購入の依頼をする必要がなくなり、その日に届くものもあります。
事務職員には、購入依頼を受けることがなくなるため、大きな業務の変化だと考えています。
時間の使い方が大きく変わったという岡田さんの変化の実感は、常翔学園全体にとって、非常に大きな価値を持つと評価していました。少子化が進行する中で、常翔学園に限らず、教育機関は「選ばれる学校」として、さらに発展を目指していかなければならないからです。
岡田さん
KOBUYは時間の使い方の変化に寄与しています。常翔学園は、教育・研究の質を向上し、「選ばれる学校」としてさらなる発展を目指しており、そのためには時間を作る必要がありました。
教員は学生指導や研究に時間を充てられる 事務職員はより重要な仕事に時間を割り当てられる用になります。はたらき方改革の観点では、DXに取り組んでおり、KOBUYはまさに、業務のDXに寄与していると言えます。
実際、KOBUYの導入に連動して、職員の残業時間もかなり減りました。
KOBUY導入後、目に見えて残業時間の削減が進むという常翔学園。これまで、比較見積を行っていた教育機関や企業にも、同様の効果が期待できると指摘します。KOBUYでは各サプライヤーの串刺し検索が可能で、最安値をすぐに見つけられる点も、利便性向上と時間短縮に効果的なのです。
今後もサプライヤーの数を増やし、物品購入をよりシンプルにするため、KOBUY活用を拡大していきたいと考えている常翔学園。今後の更なる発展にKOBUYを役立てていただければ、と思います。
